Karyawan baru tidak selalu mulai bekerja tepat pada awal periode penggajian. Perusahaan dapat menerima karyawan pada minggu kedua, pertengahan bulan, atau beberapa hari sebelum periode berakhir. Kondisi tersebut membuat masa kerja pada bulan pertama lebih pendek dibandingkan karyawan lainnya.
HR perlu memahami cara menghitung gaji karyawan belum satu bulan agar pembayaran sesuai dengan periode kerja yang berlaku. Perusahaan biasanya perlu menentukan bagian gaji berdasarkan masa kerja karyawan selama periode pertama tersebut.
Namun, HR tidak cukup hanya melihat tanggal masuk. Tim juga perlu mengetahui periode payroll, jumlah hari kerja, tanggal efektif mulai bekerja, dan komponen penghasilan yang masuk dalam perhitungan. Dasar yang jelas membantu perusahaan menjaga proses penggajian tetap konsisten.
Tentukan Periode Kerja Karyawan Baru
Langkah pertama adalah memastikan tanggal efektif mulai bekerja. Tanggal tersebut menjadi acuan untuk mengetahui berapa bagian periode yang sudah karyawan jalani.
Misalnya, perusahaan menggunakan periode penggajian tanggal 1 sampai akhir bulan. Karyawan memiliki tanggal efektif mulai bekerja pada tanggal 16. Artinya, HR perlu menghitung bagian masa kerja sejak tanggal tersebut hingga periode berakhir.
Namun, jumlah hari kalender tidak selalu sama dengan jumlah hari kerja. Hari libur dan jadwal off dapat memengaruhi perhitungan jika perusahaan menggunakan metode berdasarkan hari kerja.
HR juga perlu melihat sistem kerja karyawan. Jadwal reguler dan shift dapat menghasilkan jumlah hari kerja yang berbeda meskipun tanggal mulai keduanya sama.
Karena itu, perusahaan perlu menentukan metode terlebih dahulu sebelum memasukkan angka ke dalam perhitungan.
Hitung Gaji Sesuai Bagian Masa Kerja
Salah satu metode yang dapat digunakan adalah perhitungan berdasarkan hari kerja. HR membandingkan jumlah hari kerja karyawan baru dengan total hari kerja dalam periode.
Rumus sederhananya:
Gaji Prorata = (Hari Kerja Karyawan ÷ Total Hari Kerja Periode) × Gaji Bulanan
Misalnya, gaji bulanan karyawan sebesar Rp4.800.000. Dalam satu periode terdapat 20 hari kerja, sedangkan sejak bergabung karyawan menjalani 8 hari kerja.
Maka:
(8 ÷ 20) × Rp4.800.000 = Rp1.920.000
Berdasarkan ilustrasi tersebut, nilai prorata sebesar Rp1.920.000 sebelum perusahaan memperhitungkan komponen lain yang berlaku.
Metode ini merupakan salah satu pendekatan dalam cara menghitung gaji prorata. Perusahaan dapat memiliki dasar perhitungan berbeda sesuai kebijakan dan ketentuan yang berlaku.
HR juga perlu menjelaskan komponen mana yang mengikuti prorata. Jangan langsung menganggap seluruh tunjangan atau komponen penghasilan menggunakan perhitungan yang sama dengan gaji pokok.
Periksa Data Sebelum Gaji Pertama Diproses
Gaji pertama membutuhkan perhatian karena data karyawan baru mungkin masih mengalami pembaruan. HR perlu memastikan tanggal efektif, jadwal, jumlah hari kerja, dan informasi administrasi sudah benar.
Perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi online untuk membantu mengelola catatan kehadiran yang dapat mendukung pemeriksaan informasi selama periode kerja pertama.
Jika terdapat catatan yang belum lengkap, HR sebaiknya menyelesaikannya sebelum payroll. Perubahan jadwal juga perlu masuk agar jumlah hari tidak berbeda dari kondisi sebenarnya.
Selain itu, simpan rincian perhitungan gaji pertama. HR dapat mencatat gaji bulanan, total hari kerja, jumlah hari aktual, rumus, serta hasil perhitungan.
Dokumentasi tersebut membantu perusahaan menjelaskan mengapa nominal gaji pertama berbeda dari gaji bulanan penuh. Karyawan pun dapat memahami dasar perhitungannya dengan lebih jelas.
Kesimpulan
Cara menghitung gaji karyawan belum satu bulan dimulai dengan menentukan tanggal efektif dan periode kerja. HR kemudian dapat menggunakan metode prorata yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Perusahaan juga perlu memeriksa jadwal dan data pendukung sebelum memproses gaji pertama. Dengan metode yang konsisten dan rincian perhitungan yang jelas, HR dapat mengurangi kesalahan sekaligus membuat proses pembayaran lebih mudah dipahami karyawan.
