Karyawan dapat mulai atau mengakhiri masa kerja ketika periode penggajian sudah berjalan. Dalam kondisi tersebut, perusahaan perlu menentukan gaji sesuai bagian periode yang dijalani karyawan. Salah satu metode yang dapat perusahaan gunakan adalah menghitung berdasarkan jumlah hari kerja.
Rumus prorata gaji berdasarkan hari kerja membandingkan jumlah hari kerja aktual karyawan dengan total hari kerja dalam satu periode. HR kemudian menggunakan perbandingan tersebut untuk menentukan bagian dari gaji bulanan.
Meskipun rumusnya cukup sederhana, HR perlu menentukan jumlah hari kerja dengan tepat. Hari libur, jadwal off, tanggal efektif mulai bekerja, hingga sistem shift dapat memengaruhi data. Karena itu, perusahaan sebaiknya menetapkan dasar perhitungan yang konsisten sebelum menjalankan payroll.
Rumus Dasar Prorata Berdasarkan Hari Kerja
Perusahaan dapat menggunakan total hari kerja dalam periode sebagai pembagi. Selanjutnya, HR membandingkannya dengan jumlah hari kerja yang menjadi hak karyawan dalam periode tersebut.
Rumus sederhananya:
Gaji Prorata = (Jumlah Hari Kerja Aktual ÷ Total Hari Kerja dalam Periode) × Gaji Bulanan
Misalnya, perusahaan memiliki 22 hari kerja dalam satu bulan. Seorang karyawan memiliki gaji bulanan Rp5.500.000 dan mulai bekerja ketika tersisa 12 hari kerja.
Perhitungannya:
(12 ÷ 22) × Rp5.500.000 = Rp3.000.000
Berdasarkan ilustrasi tersebut, nilai prorata mencapai Rp3.000.000 sebelum memperhitungkan komponen penghasilan atau potongan lain yang berlaku.
Metode ini menjadi salah satu pendekatan dalam cara menghitung gaji prorata. Namun, perusahaan perlu menyesuaikannya dengan kebijakan penggajian dan ketentuan yang berlaku.
Perhatikan Jumlah Hari yang Menjadi Dasar
Kesalahan menentukan pembagi dapat membuat hasil prorata berbeda. Karena itu, HR perlu memastikan definisi hari kerja sebelum mulai menghitung.
Sebagai contoh, bulan tertentu memiliki 22 hari kerja bagi karyawan dengan jadwal Senin sampai Jumat. Namun, karyawan shift dapat memiliki pola jadwal yang berbeda. HR tidak sebaiknya langsung menggunakan angka yang sama tanpa melihat ketentuan perusahaan.
Tanggal efektif juga penting. Misalnya, karyawan menandatangani kontrak pada tanggal 10 tetapi baru efektif bekerja tanggal 12. HR perlu menggunakan tanggal yang sesuai sebagai dasar administrasi.
Selain itu, jangan mencampurkan ketidakhadiran dengan masa kerja tidak penuh tanpa melihat kebijakan yang berlaku. Karyawan yang sudah aktif sejak awal bulan tetapi memiliki beberapa hari ketidakhadiran memiliki kondisi berbeda dengan karyawan yang baru bergabung pada pertengahan periode.
Dengan menentukan dasar sejak awal, perusahaan dapat menghindari penggunaan rumus yang sama untuk situasi yang sebenarnya berbeda.
Cocokkan Perhitungan dengan Data Pendukung
Sebelum finalisasi, HR perlu memeriksa kembali jadwal dan periode kerja karyawan. Data yang salah dapat mengubah jumlah hari aktual dan akhirnya memengaruhi hasil perhitungan.
Perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi online untuk membantu mengelola catatan kehadiran dan menyediakan informasi yang dapat HR gunakan ketika memeriksa data administrasi.
Misalnya, HR menemukan bahwa jadwal menunjukkan 12 hari kerja, tetapi catatan yang tersedia hanya mencakup 11 hari. Tim perlu mencari penyebab selisih sebelum menyelesaikan perhitungan.
HR juga sebaiknya menyimpan rincian rumus dan angka yang digunakan. Dokumentasi membuat hasil lebih mudah diperiksa serta membantu tim menjelaskan dasar perhitungan kepada karyawan.
Selain itu, gunakan metode yang konsisten untuk kondisi serupa. Konsistensi membantu perusahaan mengurangi perbedaan hasil yang muncul hanya karena HR menggunakan dasar perhitungan yang berbeda.
Kesimpulan
Rumus prorata gaji berdasarkan hari kerja dapat menggunakan perbandingan antara hari kerja aktual dan total hari kerja dalam periode, kemudian mengalikannya dengan gaji bulanan.
Namun, HR perlu memastikan jumlah hari, tanggal efektif, jadwal, dan komponen gaji sudah sesuai sebelum melakukan finalisasi. Dengan dasar yang jelas dan metode yang konsisten, perusahaan dapat melakukan perhitungan prorata secara lebih teratur dan mudah ditelusuri.
